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5 consigli su come essere efficienti: le best practices

05-03-2019
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5 consigli su come essere efficienti: le best practices da adottare per migliorare la produttività senza stress.

Troppo lavoro e poco tempo a disposizione? Impariamo a gestire al meglio le risorse!
Ecco 5 accorgimenti da mettere in pratica giorno dopo giorno per migliorare l’efficienza sul lavoro

Stare fino a tardi al desk di sicuro non fa bene alla salute. E, contrariamente a quanto si possa pensare, non aumenta nemmeno la produttività. L’efficienza sul lavoro, infatti, non si misura tanto dal monte ore quotidiano in ufficio, quanto dalla capacità di organizzarsi al meglio. Il che non è certo un’impresa impossibile. Anzi. Per essere efficienti sul lavoro è sufficiente seguire 5 semplici consigli, da applicare ogni giorno per ottenere un risultato che a molti imprenditori e professionisti sembra pressoché impossibile: lavorare di più (e dare più lavoro ai propri dipendenti) senza farsi fagocitare dallo stress.

Differenza tra Efficacia ed Efficienza

Una premessa: la differenza tra efficacia ed efficienza
Prima di entrare nel vivo della questione e scoprire quali sono le 5 best practices da adottare per essere più efficienti sul lavoro è necessario fare una premessa, che se all’apparenza può sembrare scontata, in realtà è fondamentale ai fini dell’organizzazione delle proprie attività: efficacia ed efficienza sono due concetti diversi e altrettanto diversamente si declinano a livello di azioni concrete. L’efficacia, infatti, riguarda la capacità di raggiungere un determinato obiettivo, mentre l’efficienza consiste nell’abilità di farlo con il minor dispendio possibile di risorse, prima fra tutte il tempo. 

Facciamo un esempio concreto.
Supponiamo di essere a capo di una piccola azienda di cosmetici e di darci l’obiettivo di produrre 3 nuovi prodotti di punta nell’arco di un anno. Se otteniamo questo risultato significa che il nostro lavoro – e quello dei nostri collaboratori – è stato efficace: di fatto, l’obiettivo prefissato è stato raggiunto. Se però mettiamo in atto una serie di strategie volte a ottimizzare il lavoro, raggiungendo il goal previsto con, poniamo, tre mesi di anticipo sulla tabella di marcia, ciò vuol dire che il nostro lavoro non è stato solo efficace: è stato anche molto efficiente. 
Per questo, quando si parla di efficienza sul lavoro non si discute solo della capacità reale di raggiungere un obiettivo ma anche dell’abilità nell’ottenere quello che in economia è conosciuto come il principio di Pareto, ovvero “il massimo risultato con il minimo sforzo”. 

Ora che è chiara la differenza tra efficacia ed efficienza, non ci resta che scoprire i 5 consigli-chiave per essere efficienti sul lavoro.

  • Impostare una deadline. Se è vero che l’efficienza è data anche dalla capacità di gestire al meglio il tempo a disposizione, allora impostare una deadline è sicuramente utile per svolgere un lavoro in maniera efficiente. Anche in questo caso, un esempio pratico ci può essere d’aiuto per chiarire il concetto.
    Poniamo di essere a capo di una stamperia e di avere come commissione lastampa di brochure, roll up, flyer e altro materiale cartaceo per un cliente entro i due giorni successivi dalla conferma dell’ordine. Il materiale è voluminoso, il tempo a disposizione breve. Come fare? In questo frangente, un imprenditore che lavora in modo efficiente non si limiterebbe a fare riferimento solo alla deadline principale (il giorno di consegna della merce) ma si darebbe delle altre deadline, per ogni categoria di materiale da stampare. Per esempio, tutti i flyer devono essere stampati entro mezzogiorno dell’indomani, i roll up entro le 18.00 e le brochure entro le 10 del mattino successivo, lasciando almeno una mezza giornata di tempo per far fronte a eventuali imprevisti.
  • Dividere il lavoro. Il vecchio detto che “Chi fa da sé fa per tre” è ormai ampiamente superato. Anche se si pensa di essere più svelti e precisi dei propri colleghi o collaboratori, il loro aiuto è estremamente prezioso e fare squadra è uno dei veri segreti per raggiungere un obiettivo sprecando meno energie possibile. A questo proposito, compito dell’imprenditore è incoraggiare il lavoro in team anche all’interno della propria azienda: un gruppo coeso è molto spesso l’asso della manica che permette di distinguersi dai principali competitors del proprio settore di riferimento.Dividere il lavoro può assumere anche un altro significato oltre a quello di dividere fisicamente le attività da svolgere tra più persone: vuol dire anche segmentare un progetto in parti più piccole, dandosi di volta in volta dei micro-obiettivi da raggiungere step by step. Il paragone più semplice da fare può essere la costruzione di una casa: si inizia dalle fondamenta, poi si fanno i muri e quindi i serramenti, la pavimentazione e infine l’arredamento. L’obiettivo principale è costruire una casa, gli obiettivi secondari consistono nel realizzare, di volta in volta, le sue componenti. 
  • Curare il proprio ambiente di lavoro. Una scrivania piena di fogli, post it e carte di caramella non è certo l’ideale per lavorare serenamente, così come non lo è stare in una stanza rumorosa, poco illuminata o scarsamente areata. 
    La cura del proprio ambiente di lavoro costituisce quindi un fattore determinante per misurare l’efficienza e la produttività: un contesto pulito, silenzioso e che mette a proprio agio chi vi lavora è molto importante per predisporsi mentalmente alle attività da svolgere e favorire la calma e la concentrazione.
  • Non trascurare la forma fisica. Un altro utile consiglio per essere efficienti sul lavoro consiste nel dare la giusta importanza alla forma fisica. E se vi state chiedendo a cosa vi serve il fitness se poi dovete stare in ufficio almeno otto ore al giorno, vi diciamo subito che questa è una questione da non porsi nemmeno. Per rendersene conto basta pensare a quanto una postura scorretta, un’alimentazione squilibrata e la mancanza di passeggiate all’aria aperta possono influire negativamente non solo sulla nostra salute ma anche sul nostro umore. E stare male, sia fisicamente che a livello psicologico, genera stress, il nemico numero uno dell’efficienza sul lavoro. Insomma, il motto latino “mens sana in corpore sano” non è mai stato più appropriato. 
  • Rimandare al mittente le accuse del nostro perfezionista interno. “Avrei potuto farlo meglio”, “Se solo avessi avuto più tempo sarebbe venuto un lavoro coi fiocchi” e altre frasi di questo genere siamo soliti non solo sentirle da amici e colleghi ma anche dalla nostra stessa voce. Molti di noi, soprattutto quando hanno un compito di responsabilità, come accade per gli imprenditori e i professionisti, hanno un perfezionista interno che li ammonisce circa l’esito finale del proprio lavoro. E cosa accade quando gli si dà ascolto? Lo sappiamo bene: spesso ci si ritrova a dover rifare un lavoro che in realtà andava benissimo e a perdere così del tempo prezioso, che magari poteva essere impiegato per un’altra attività. Imparare a rispedire al mittente le accuse del perfezionista interno è molto utile ai fini dell’efficienza: in fondo, se si gestiscono bene le risorse, ogni lavoro risulta ben fatto. Averne consapevolezza è fondamentale per lavorare non solo di più, ma anche molto meglio. 
BG Nuvola
Razzo

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